Какой тираж шоколадок с логотипом заказать на мероприятие

Чтобы рассчитать тираж шоколадок с логотипом на мероприятие, необходимо знать ожидаемое количество посетителей, продолжительность события, формат раздачи и число точек контакта с аудиторией.

Для большинства мероприятий рекомендуется заказывать количество шоколадок, равное числу участников, плюс 10-20% запаса. Если шоколад будет находиться в свободном доступе или использоваться несколько дней, запас лучше увеличить.

Минимальный тираж мини-шоколадок в «Шоколадной корпорации» составляет 300 штук. На упаковке можно разместить логотип, фирменные цвета, QR-код, контакты, промокод или информацию о мероприятии.

Формула расчета тиража шоколадок

Для предварительного расчета используйте формулу:

Тираж = количество участников × шоколадок на одного человека + запас

Размер запаса зависит от формата мероприятия:

• 10% при адресной выдаче зарегистрированным участникам;
• 15% для конференций, деловых встреч и корпоративных мероприятий;
• 20% для выставок, промоакций и свободной раздачи;
• 20-30% для мероприятий с непредсказуемым потоком посетителей.

Если шоколадки будут использоваться не только для раздачи, но и для оформления столов, переговорных зон или подарочных наборов, это количество нужно рассчитать отдельно.

Сколько шоколадок нужно на одного человека

Количество зависит от способа вручения и задачи.

Для свободной выкладки рекомендуется назначить ответственного сотрудника, который будет пополнять шоколадки небольшими партиями. Это помогает контролировать расход в течение всего мероприятия.

Примеры расчета тиража

Мероприятие на 100 человек

Если каждому участнику выдается одна шоколадка, базовое количество составляет 100 штук. С учетом запаса 15% потребуется 115 шоколадок.

Поскольку минимальный тираж мини-шоколадок составляет 300 штук, оставшуюся продукцию можно использовать в офисе, на следующих мероприятиях, в клиентских подарках или как вложение в заказы.

Конференция на 300 человек

При адресной выдаче одной шоколадки каждому участнику расчет будет следующим:

300 × 1 + 15% = 345 шоколадок

Практичный тираж для заказа составит 350 или 400 штук в зависимости от количества организаторов, спикеров и приглашенных гостей.

Выставка на 500 посетителей

Если каждому посетителю планируется вручать по одной шоколадке, а раздача будет проходить на стенде, рекомендуется предусмотреть запас 20%.

500 × 1 + 20% = 600 шоколадок

Если активный поток посетителей сложно спрогнозировать, можно рассчитать варианты на 600, 700 и 1 000 штук и сравнить стоимость единицы продукции.

Двухдневная выставка с потоком 500 человек в день

Для расчета нужно учитывать посетителей каждого дня:

500 × 2 дня × 1 шоколадка + 20% = 1 200 шоколадок

Тираж рекомендуется заранее разделить по дням, чтобы вся продукция не была израсходована в первые часы выставки.

Корпоративное мероприятие на 1 000 человек

При вложении одной шоколадки в подарок каждому участнику и запасе 10% потребуется:

1 000 × 1 + 10% = 1 100 шоколадок

Если шоколад также будет размещен на столах, дополнительное количество рассчитывается отдельно.

Как рассчитать тираж для выставочного стенда

Посещаемость всей выставки не равна количеству людей, которые подойдут к конкретному стенду. Для расчета необходимо оценить ожидаемый поток именно в вашей зоне.

Учитывайте:

• общую посещаемость выставки;
• расположение и размер стенда;
• количество дней мероприятия;
• наличие промоутеров;
• проведение розыгрышей и презентаций;
• количество запланированных встреч;
• способ раздачи шоколада;
• остатки продукции с предыдущих мероприятий.

Если шоколадка выдается после разговора с менеджером, расход будет ниже. При свободной раздаче всем проходящим посетителям потребуется больший тираж.

Как рассчитать шоколадки для конференции

На конференциях обычно известно количество зарегистрированных участников. В расчет стоит включить не только гостей, но и организаторов, спикеров, партнеров, подрядчиков и сотрудников площадки.

Количество можно рассчитать так:

• зарегистрированные участники;
• спикеры и модераторы;
• организаторы;
• партнеры мероприятия;
• приглашенные гости;
• запас 10-15%.

Если шоколадки вкладываются в заранее подготовленные пакеты, достаточно одной штуки на комплект. Для кофе-брейка потребуется отдельный расчет.

Как рассчитать тираж для промоакции

Для промоакции расчет строится на планируемой скорости раздачи и количестве рабочих часов.

Используйте формулу:

Тираж = количество промоутеров × шоколадок в час × количество часов

Например, если два промоутера раздают по 50 шоколадок в час в течение четырех часов, потребуется:

2 × 50 × 4 = 400 шоколадок

К этому количеству желательно добавить 10% запаса. Итоговый тираж составит около 440 шоколадок.

Как выбрать формат шоколадки для мероприятия

Для массовой раздачи чаще всего выбирают мини-шоколадки 5 грамм. Они компактны, удобны для транспортировки и позволяют подготовить большой тираж в рамках ограниченного бюджета.

Более крупные форматы подходят для персонального вручения, подарочных наборов и мероприятий, где важна повышенная ценность подарка.

Что разместить на упаковке

Брендированная шоколадка может не только дополнять мероприятие, но и помогать участнику продолжить взаимодействие с компанией после его окончания.

На упаковке можно разместить:

• логотип компании;
• название мероприятия;
• дату и место проведения;
• номер выставочного стенда;
• QR-код на сайт или презентацию;
• промокод для участников;
• контакты менеджера;
• ссылку на регистрацию или каталог;
• короткий рекламный слоган.

QR-код необходимо делать достаточно крупным и обязательно проверять его считывание на тестовом макете.

Как избежать нехватки шоколадок

Чтобы брендированного шоколада хватило до окончания мероприятия:

1. Добавьте к расчетному количеству запас 10-20%.
2. Разделите весь тираж по дням мероприятия.
3. Храните основной запас отдельно от зоны свободной раздачи.
4. Пополняйте шоколадки небольшими партиями.
5. Назначьте сотрудника, отвечающего за расход продукции.
6. Учтите подарки спикерам, партнерам и организаторам.
7. Не забудьте о рекламных съемках и образцах для менеджеров.

Что делать с оставшимися шоколадками

Если после мероприятия осталась продукция с универсальным дизайном, ее можно использовать:

• на следующих выставках и конференциях;
• на стойке ресепшен;
• в переговорных комнатах;
• как вложение в заказы;
• для подарков клиентам;
• в офисе компании;
• при отправке коммерческих предложений и образцов.

Если продукцию планируется использовать повторно, лучше не размещать на упаковке конкретную дату мероприятия.

Когда заказывать шоколадки к мероприятию

Заказ необходимо оформлять с учетом времени на подготовку макета, согласование дизайна, производство, упаковку и доставку.

Перед Новым годом, 23 Февраля, 8 Марта и в период крупных отраслевых выставок производственная загрузка увеличивается. Поэтому обращаться за расчетом рекомендуется заранее.

При оформлении заявки сообщите менеджеру:

• дату мероприятия;
• город проведения;
• количество участников;
• продолжительность события;
• способ раздачи шоколадок;
• желаемый формат продукции;
• ориентировочный бюджет.

Часто задаваемые вопросы

Сколько шоколадок заказать на 100 человек?

При адресной выдаче потребуется 100 шоколадок плюс 10-15% запаса. Минимальный тираж мини-шоколадок в «Шоколадной корпорации» составляет 300 штук.

Сколько шоколадок нужно на выставку?

Рассчитайте ожидаемое количество посетителей стенда, умножьте его на количество дней и добавьте 20% запаса. При активной свободной раздаче может потребоваться по 1-2 шоколадки на посетителя.

Нужно ли учитывать организаторов и сотрудников?

Да. В тираж рекомендуется включать подарки для организаторов, спикеров, партнеров, сотрудников стенда и подрядчиков.

Какой запас шоколадок предусмотреть?

Для адресной выдачи достаточно 10-15%. Для выставок, промоакций и свободной раздачи рекомендуется запас 20% или более.

Какой формат лучше подходит для массовой раздачи?

Для массовой раздачи подходит мини-шоколад весом 5 грамм. Он компактный, доступный по стоимости и удобный для выставок, конференций и промоакций.

Можно ли сделать несколько вариантов упаковки в одном заказе?

Возможность изготовления нескольких вариантов дизайна зависит от тиража и выбранного продукта. Условия необходимо уточнить у менеджера при расчете.

Можно ли разместить QR-код на шоколадке?

Да. QR-код может вести на сайт, каталог, презентацию, форму заявки, страницу мероприятия или специальное предложение для участников.

Что делать, если точное количество участников неизвестно?

Используйте данные регистрации, статистику прошлых мероприятий и прогноз организаторов. Рассчитайте базовый, оптимальный и максимальный тираж, а затем сравните стоимость каждого варианта.

Рассчитаем тираж для вашего мероприятия

Сообщите количество участников, формат мероприятия, город и дату проведения. Мы поможем определить необходимый тираж, предложим подходящий формат шоколада и бесплатно подготовим дизайн-макет с вашим логотипом.

Рассчитать тираж

Расчет стоимости и дизайн-макет предоставляются бесплатно.